مستندنگاری و مستندسازی

مستندسازی و مستندنگاری

1.      چرا مستندسازی و مستندنگاری ضرورت دارند؟

فرایند فرآوری،مستندنگاری و مدیریت اطلاعات سازمان نیازمند کسب دانش، شناخت معانی و ارزش ‏ها، جلب توجه و مشارکت مردمی، ایجاد شرایط برای مدیریت آگاهانه، و تضمین حفاظت و نگهداری بلند‏مدت از اسناد و مدارک است. این امر همچنین به ‏عنوان نوعی ضمانت حقوقی در مقابل از دست رفتن اطلاعات و ثبت اطلاعات برای نسل‏های آتی است

2.  از چه روشهایی می‏توان برای مستندنگاری استفاده کرد؟ گستره و سطح این روشها تا کجا خواهد بود؟

انتخاب روشهای مناسب مستندنگاری با گستره و سطحی مناسب، نیازمند این است که این روشهای مستندنگاری و نوع مستنداتی که تهیه میشوند، با ماهیت و اهمیت مکان تاریخی متناسب باشد؛ همچنین باید با نیازهای پروژه، اهداف مستند نگاری، زمینه فرهنگی و منابع موجود همخوانی داشته باشد. اولویت باید بر استفاده از روشهایی با حداقل مداخله باشد. دلایل منطقی برای حوزه و گستره مورد نظر و همچنین برای انتخاب روش مستندنگاری باید به وضوح بیان شود؛ و مواد مورد استفاده برای تالیف مستندات نهایی باید ثابت و پایدار باشند.

3.  چگونه باید مستندات را نگهداری کرده و امکان بازیابی آن را فراهم کرد؟

مستندات اصلی باید از قالب‏ های ارائه استاندارد استفاده کنند، در مکانی امن و قابل دسترس نگهداری شود، از آن نسخه پشتیبان تهیه شود و در خصوص مستندات دیجیتال، به طور مرتب به نسخه به روز رسانی نرم افزار منتقل شود.

هر چند این کار از لحاظ اقتصادی چندان مقرون به صرفه نیست، اما معمولا توصیه می شود که از اسناد دیجیتال یک نسخه چاپی نیز تهیه شود. برای اسنادی که لازم است به‏راحتی بازیابی و مدیریت شوند،

4.      فحوای مستندات

لازم به‏ ذکر است که در این سند، برای تعریف واژه اسناد از مفهومی گسترده استفاده میکنیم که مترادف با نتایج کلیه اقدامات مطالعاتی و تحقیقاتی (از جمله مستندنگاری) است.

 برخی از مقولاتی که فهرست ‏وار در این سند به آنها اشاره شده است مستقیما از طریق مستندنگاری به ‏دست خواهند آمد.

سایر مقولات (نظیر مشخصه‏ های ماهوی، کیفی، فرهنگی، هنری و علمی)، مشخصا در نتیجه فرایندهایی است که به‏ طور همزمان، مستندنگاری را در یک فرایند پژوهشی بزرگتر همراهی می‏کنند.

فهرست موجود در این سند از آنجایی مفید است که امکان بروز خطا از سوی مخاطبین خود را در خصوص دامنه مستندنگاری، محدود می‏کند؛ زیرا که انواع مستندات فهرست ‏شده را شامل می‏شود.

اهمیت فهرست

این فهرست از این جهت اهمیت دارد که به‏طور ضمنی، نیاز به تلاشی منسجم در زمینه کلیه جنبه‏های مطالعاتی و تحقیقاتی را (که مستندنگاری نیز جزئی از آن است)، تایید می‏کند.

شایان ذکر است که محتوای فهرست باید تا جایی توسعه یابد که مبانی تحلیلی لازم برای آن دسته از تصمیماتی که بر ارزش‏های سازمان اثرگذار خواهد بود را در بر گیرد.

این مبانی از سوی تصمیم‏گیران فعلی و آتی، مورد استفاده قرار خواهند گرفت

5.      مدیریت مستندات

قابلیت در دسترس بودن داده ‏ها، به مثابه به اشتراک گذاردن نتایج به ‏دست آمده از مستندنگاری، با محققین حال و آینده دانست.

در مستندنگاری، کیفیت اطلاعات بر حسب ارزش آن سنجیده می‏شود. لازم است تا افرادی که مسئول مستندنگاری هستند، اقدامات خود را به سمت و سویی سوق دهند که برای محققین آینده مفید باشد. گزارش ‏های مستندنگاری باید یادداشت ‏هایی در‏خصوص ماهیت و قابل‏ اعتماد بودن (دقت، کارایی و اثبات ‏پذیری) منابع مورد استفاده و نتایجِ آن، داشته باشند.

همچنین باید گزارش‏هایی در‏خصوص روش‏های مورد استفاده و دلایل انتخاب این روش‏ها، ضمیمه کار شود. همه محدودیت ‏های استفاده از اسناد را، باید به ‏روشنی توضیح داد

6.      مستندات موجود و دستیابی به آن

با توجه به مطالب فوق، این پرسش مطرح خواهد شد که فهرست ‏های اسنادی که در پی تدارک آنها هستیم، چگونه تهیه و شامل چه مواردی خواهند بود. در خصوص مستنداتی که توسط مستندنگاران تهیه می‏شود، در بخش‏های آتی به ‏طور مفصل می پردازیم. در اینجا قصد داریم تا به مستنداتی که در حال‏حاضر موجود بوده و نحوه دستیابی به آنها از طریق منابع مختلف اطلاعاتی بپردازیم. لازم به ذکر است که به‏عنوان نخستین گام، باید به‏دنبال کلیه اسنادی در دسترس بود.

تقریبا همیشه می‏توان موارد مفیدی از قبیل مستندات زیر را در منابع اطلاعاتی مختلف یافت:

اسناد دیگر:

  • این اسناد می ‏توانند در اشکال مختلفی چون گزارشات روزانه، نامه‏ ها و اسناد مالی، یافت شوند. بازخوانی این منابع، به‏ ویژه هنگامی که از قدمت بالایی برخوردار باشند، نیازمند کمک ‏گرفتن از افراد متخصص خواهد بود: ممکن است واژه ‏ها به ‏واسطه ابهام در دست خط نویسنده، به‏‏ سادگی قابل ‏قرائت نباشند؛ ممکن است که چیدمان اطلاعات، در نگاه نخست غیر‏منطقی به ‏نظر آید، اما به ‏منظور آگاهی از توان بالقوه و محدودیت ‏های این اسناد، لازم است تا درک درستی نسبت به شرایط تهیه آنها داشت.
  • اسناد تصویری قدیمی: طراحی‏ ها، نقاشی ‏ها و تصاویر چاپی می‏ توانند موضوعات خطرناکی باشند. از سوی دیگر، عکس ‏ها نیز به ‏عنوان منبع قابل ‏اعتنایی مورد استفاده قرار می‏گیرند و همواره باید به ‏دنبال آنها بود، چرا که ممکن است این تصاویر، تنها منبع اطلاعاتی موجود باشند.

منابع

منابعی که می‏توان در آنها به‏ دنبال اسناد اطلاعاتی بود بسیار متنوع هستند، اما در‏عمل، باید دامنه‏ این منابع را به ‏شکلی مناسب محدود کرد؛ هر‏چه شمار این منابع بیشتر شود، شاهد افزایش اطلاعاتی خواهیم بود که به‏ واسطه ابهام، کمکی به کار نخواهند کرد و زمان جستجو و بررسی آنها، غالبا نتایج ارزشمندی در‏پی نخواهد داشت

به ‏طور کلی، منابع اطلاعاتی که لازم است تا در فرایند مستندسازی به آنها مراجعه کرد، در دو مقیاس ملی و محلی قابل دسته‏بندی هستند. هر چند دامنه این مراکز و منابع، در هر کشور متفاوت بوده و می تواند محدودتر و یا گسترده ‏تر باشد. در اینجا برخی از منابعی را که می‏توان برای چنین مطالعاتی به آنها مراجعه کرد، معرفی می‏شود:

ایجاد آرشیوی از فایل ‏هایی که کلیه اقدامات را مستندکرده باشند، ضروری خواهد بود.

اسناد آرشیوی، شامل مستندات مهمی هستند که ارزش‏های سازمان را در خود دارند.

7.      ادغام فرایند مستندسازی، مستندنگاری و مدیریت اطلاعات

الف) از طریق پیشبرد و پیاده سازی فرایندهای مستندنگاری و مستندسازی

یکی از مهمترین مشکلاتی که وجود دارد، عدم هماهنگی اقدامات مربوط به مستندسازی، مستندنگاری و مدیریت اطلاعات است. به‏ علاوه، عده قلیلی از کاربران اطلاعات در یک چارچوب معین و مشترک عمل می‏کنند. اعضای نشست اذعان داشتند که یکپارچه ساختن این اقدامات جهت افزایش تاثیر اقدامات حفاظتی ضروری است.

ب) از طریق گنجاندن اقدامات مربوط به مستندسازی، مستندنگاری و مدیریت اطلاعات

فرایند فرآوری و مدیریت اطلاعات سازمان، به جلوگیری از تکرار اقدامات کمک کرده و به فرایند حفاظت اسناد سرعت می‏بخشد.

اطلاعاتی که به ‏درستی ثبت و بایگانی نشوند، به مثابه اطلاعات از دست رفته هستند. فرایند فرآوری و مدیریت اطلاعات سازمان به شکلی صحیح، حفاظت از اطلاعات را تضمین نموده و دسترسی به آن را تسهیل می‏کند، و از‏ این‏رو به مثابه مرجعی کلیدی برای همه کسانی است که با اسناد سر‏و‏کار دارند (روشی معمول که از طریق آن اطلاعات مبادله می‏شود). همه ما باید بدانیم که در گذشته چه کارهایی انجام دادیم؛ اما بازیابی اطلاعات موجودی که معمولاً در بایگانی ‏های مختلف پراکنده بوده و به ‏صورت سند منتشر نشده‏ اند، می‏تواند بسیار وقت ‏گیر باشد. در اختیار داشتن اطلاعات قابل اعتمادی که به‏راحتی در دسترس باشند، به‏طور قابل ملاحظه‏ای موجب صرفه‏جویی در هزینه‏ها خواهد شد.

مدیران می‏توانند از اطلاعات مستند برای نشر دانش و ارتقاء اقبال عمومی به این آثار استفاده کنند

اطلاعات یک سازمان می‏تواند با اهداف مختلفی چون استفاده درتبلیغات، آموزش و تحلیل به‏کار‏گرفته شود و نتایج آن را می‏توان در اختیار عموم مردم قرار داد

8.      زمان مستندنگاری

هنگامی که قصد ایجاد سیستم فرآوری و مدیریت اطلاعات سازمان را داشته باشیم

چنانچه داده‏ها به‏درستی بایگانی نشده و امکان دسترسی به آن فراهم نشده باشد، کلیه تلاش‏هایی که به‏منظور مستندنگاری و مستند‏سازی انجام می‏شود، بی‏نتیجه خواهد ماند. سیستم‏های فرآوری و مدیریت اطلاعات سازمان که به شکل مخازن الکترونیکی طراحی شده‏اند، ابزارهای مدیریتی قدرتمندی به‏شمار می‏روند. واژه کلیدی در این فرایند، به اشتراک گذاشتن است. همانند پرونده‏ های پزشکی، هر یک از آثاری که در زمره اسناد سازمان به ‏شمار می‏روند، پرونده خود را داشته که کلیه تحقیقات و مطالعات در محل خود قرار می‏گیرد و دارای پیوند‏هایی کافی، با هدف تسهیل یافتن گزارش ‏های کامل و دیگر مستندات مفصل هستند. هرزمان که کلیه نهادها و موسسات مسئول در قبال این آثار، متعهد به پیشبرد قوانین در راستای شناساندن ضرورت و اهمیت فرایند فرآوری و مدیریت اطلاعات سازمان شوند، آنگاه توسعه این سیستم ‏ها محقق خواهد شد.

9.      تولید کنندگان و کاربران اطلاعات

هرکس که با مطالعه و مدیریت سازمان مرتبط باشد، هم تهیه کننده این اطلاعات و هم کاربر آن خواهد بود

مستندات قابل اعتماد سازمانی، برای کلیه افرادی که با فرایند مستندنگاری مرتبط باشند اهمیت بالایی خواهد داشت

افزایش نقش متخصصین اطلاعات پروژه

ادغام مستندنگاری، مستندسازی و مدیریت، مستلزم ایجاد هماهنگی موثر خواهد بود

10.  مستندنگاری دیجیتال

مستندنگاری دیجیتال (اسکن اسناد و بایگانی الکترونیک) از اسناد و مدارک شامل تهیه اطلاعات، ترسیمات اندازه ‏دار، عکس‏ ها، مستندات به ‏دست آمده از فتوگرامتری و دیگر داده ‏های الکترونیکی است که به‏ صورت دیجیتال بر روی کامپیوتر ذخیره و در زمره اسناد سازمان قرار می‏گیرند. این مستندات دیجیتال به‏ گونه ‏ای طراحی شده ‏اند که متخصصین بتوانند با کامپیوترهای شخصی خود نیز از این اطلاعات استفاده کنند.

این فن ‏آوری ‏ها می‏توانند مکمل یکدیگر باشند، زیرا در بیشتر موارد می‏توان از این اطلاعات به‏ صورت جداگانه یا به فراخور نیاز به ‏صورت ترکیبی استفاده کرد؛ برای مثال، از سند (تصویر) به ‏دست آمده از فتوگرامتری، می‏توان به عنوان مبنایی برای ترسیمات استفاده کرد؛ به این صورت که با استفاده از نرم ‏افزار ترسیم کامپیوتری لایه‏ های مختلف اطلاعات گرافیکی (یا نقشه ‏های موضوعی) به آن اضافه می‏شود. همچنین می‏توان این تصاویر را برای تهیه یک نقشه پایه دیجیتال عکسی، تصحیح کرد و به آنها مقیاس داد. یکی از ابزارهایی که اخیرا به‏کار گرفته می‏شود تبلت نام دارد؛ این دستگاه‏ها امکان بارگذاری تصاویر دیجیتال در محل، ترسیم از روی تصاویر و یادداشت ‏نویسی بر روی آنها با استفاده از قلم دیجیتال، یا ضبط صدا را بدون نیاز به هیچ مهارت خاصی برای متخصصین فراهم می‏کنند. تبلت ‏هایی که دارای نرم ‏افزارهای ارزان قیمت تصحیح عکس باشند، می‏توانند تصاویر تصحیح‏ شده و مقیاس ‏دار را از اسناد و مدارک به ‏سرعت و در خود محل تهیه کنند.

11.  مهارت‏ های مورد نیاز

مهارت ‏های لازم برای مستندنگاری ارتباطی مستقیم با فن ‏آوری‏ های مورد استفاده دارد. در واقع، این مهارت‏ های موجود هستند که عامل تعیین کننده در انتخاب روش به ‏شمار می‏روند (حداقل در کوتاه مدت).

در حالی‏که بسیاری از محققین و متخصصین از روش ‏های سنتی مستندنگاری استفاده می‏کنند نیازی به دیگر متخصصین نخواهند داشت، اما ظهور و توسعه سریع تجهیزات و روش‏های دیجیتال، به‏ طور فزاینده ‏ای نیازمند ورود و همکاری فعالانه متخصصین مستندنگاری خواهد بود. به ‏علاوه، مستندنگارانی که از تخصص و تجربه بیشتری برخوردارند، از چگونگی گردآوری و مدیریت اطلاعات برای رفع نیازهای پروژه نیز آگاه هستند که این امر از لحاظ اقتصادی نیز به نفع پروژه خواهد بود. این دانش و مهارت‏ های مرتبط به آن در محیط دیجیتال امروزی، از ارزش بیشتری برخوردار است.

در بسیاری موارد، مستندنگاران در قالب متخصصین اطلاعات، مسئول مدیریت و منسجم ساختن داده ‏ها خواهند بود.

در نهایت، لازم به ذکر است که برنامه ‏های آموزشی باعث افزایش مهارت در دو حوزه مستندنگاری دیجیتال و سنتی خواهند شد. مهارت‏ های مورد نیاز برای کار با فن ‏آوری‏ های مستندنگاری به‏ صورت دیجیتال، شامل موارد زیر است:

  • آشنایی با عملکرد کامپیوتر به‏ منظور ارزیابی این فن ‏آوری‏ ها (برای ارزیابی تجهیزات، دوربین ‏های دیجیتال، دوربین ‏های فیلم‏برداری دیجیتال و غیره)
  • کار با نرم افزارهای کاربردی پایه (شامل نرم افزارهای تصویر‏سازی، نرم افزارهای ترسیم کامپیوتری، نرم افزارهای مربوط به پایگاه داده‏ ها، نرم افزارهای ارتباطی و غیره)
  • توان رفع خطاهای الکترونیکی و مشکلات یکپارچه‏ سازی نرم افزاری
  • پیشبرد کار بر اساس استانداردها، دستورالعمل ‏ها و روش ‏ها
  • توان کار با قالب‏های HTML (زبان نشانه‏ گذاری فرامتن یا زنگام) و XML (زبان نشانه‏ گذاری توسعه ‏پذیر) جهت به اشتراک ‏گذاردن نتایج با استفاده از هایپرلینک ‏ها و به‏ شکلی گسترده بر روی شبکه جهانی

لازم است تا در برنامه ‏ریزی برای استفاده از روش‏های جدید مستندنگاری دیجیتال، ضرورت پایه ‏ریزی کار بر‏ مبنای دانش و مهارت‏های عملی مرتبط با مستندنگاری سنتی مشخص شود.

12.  بودجه و برنامه زمان‏بندی

انتخاب ابزار و فن ‏آوری مناسب و مهارت ‏های مرتبط با پروژه ‏ها را ، باید به ‏عنوان تابعی از منابع مالی در نظر بگیریم. این اعتبارات مالی می‏تواند در هر پروژه و در هر سازمان کاملا متفاوت باشد.

همان گونه که پیش‏تر اشاره شد، در تعریف حوزه پروژ‏ه‏ های مستندنگاری از آثار تاریخی و تعیین ابزار مستندنگاری با بیشترین کارایی برای رفع نیازهای پروژه، سه مولفه را در نظر میگیریم. این مولفه ‏ها شامل ارزش فرهنگی اثر، اهداف پروژه و منابع مالی موجود می‏شوند. در تعریف کارهای مربوط به مستندنگاری، مدیریت اثر باید مطمئن شود که انتخاب ما قادر به ایجاد تعادل میان سه مولفه فوق‏ الذکر باشد.

این تعادل نیازمند این است که مقولات مرتبط با هر یک از این سه مولفه، به ‏روشنی توسط گروه تعیینی باشد.

فارغ از مکان اجرای مستندنگاری، هزینه پروژه به توافق میان متخصصین سازمان و مستندنگاران پروژه بستگی خواهد داشت.

این توافق باید به ‏طور طبیعی اطلاعات فهرستی بر روی فرم برنامه ‏ریزی جهت مستندنگاری را در نظر بگیرد.

روش کار می‏تواند به‏ صورت زیر خلاصه شود:

  1. مستندنگاران، در تعیین اینکه برای شناخت بهتر از کلیه جنبه‏ های اسناد و مدارک در آینده به چه اطلاعاتی نیاز خواهد بود، از متخصصین درخواست مشاوره می‏کنند؛ این کار موجب افزایش بهره ‏وری در تحلیل، بررسی و تصمیم ‏گیری می‏شود.
  2. این نیازسنجی مستندنگار را قادر می‏سازد تا بتواند به ‏وسیله جمع‏بندی ، ستونی تحت عنوان حوزه مستندنگاری را در فرم برنامه ‏ریزی جهت مستندنگاری تکمیل کند.
  3. این ملزومات در ادامه، به برآورد هزینه ‏های مربوط به مدت زمان اجرا و سطح مستندنگاری مورد نیاز برای پروژه تبدیل خواهند شد. هزینه مستندنگاری به ‏طور طبیعی به دستمزد (در مقیاس محلی)، توانایی ‏های موجود و برنامه زمان ‏بندی تعریفی برای پروژه بستگی خواهد داشت.

در حین تعیین حوزه اجرایی مستندنگاری، ایجاد ارتباط میان تعیین برنامه زمان‏بندی با انتخاب سطح مستندنگاری و تجهیزات آن ضروری است. برخی از روش‏ ها و ابزارهای مستندنگاری نسبت به سایر روش‏ ها و ابزارها، به‏ صورت ذاتی سریع ‏تر هستند؛ در شرایط یکسان از لحاظ زمان، ممکن است که نتایج آن از دقت کمتری نسبت به روش‏ های کندتر برخوردار باشد. زمان موجود برای اجرای کار، چه به‏ معنای مطلق و چه به ‏معنای نسبی آن عاملی تعیین‏ کننده در انتخاب فن ‏آوری مناسب است.

هنگامی که محدودیت ‏های مالی یا زمانی باعث محدودیت در انتخاب روش ‏ها می‏شود، می‏توان برای دستیابی به نتایج مطلوب در طول زمان و به ‏صورت تدریجی، کار مستندنگاری را مرحله ‏بندی کرد. ساختار مطلوب مدیریت می‏تواند از طریق ایجاد ارتباط میان مستندنگاری آثار با خروجی‏ های مطلوب یا خواسته ‏ها برقرار شود.

13.  سازمان‏دهی و ارائه اسناد مربوط به سازمان

در تعیین حوزه مستندنگاری اسناد و مدارک، در نظر داشتن توقعات کارفرما در‏خصوص چگونگی ارائه اطلاعات مستندنگاری بسیار مهم است. توقعات کارفرما در‏خصوص قالب ارائه کار، بر انتخاب فن ‏آوری و ابزار مستندنگاری تاثیر می‏گذارد.

14.  آنچه که مستندنگاران در حین انجام کار باید مد نظر قرار دهند.

به منظور دستیابی به نتایج مطلوب، پیشبرد برنامه ‏ریزی‏ های مفصل برای مستندنگاری ضروری است.

جهت اطمینان از حصول نتایج دقیق و کامل، به ‏کارگیری یک رویکرد نظام‏ مند در اجرای مستندنگاری ضروری خواهد بود. گروه مستندنگاری، تنها از طریق یک رویکرد نظام ‏مند می‏توانند حداکثر اطلاعات را در حداقل زمان تهیه کند.

کلیه اطلاعات باید در یک پایگاه داده ‏های قابل ‏دسترسی گردآوری و یکپارچه شوند. به ‏رغم همه این تلاش ‏ها و توجهات، به ‏واسطه میل به تسهیل کار، داده‏ های مستندنگاری در فایل‏ های خصوصی باقی می ‏مانند. در راستای منافع بلند‏مدت یک پروژه و برای کسانی که با پروژه مرتبط هستند، بهتر آن است که کلیه اطلاعات را به اشتراک بگذاریم . مقوله ظرف (مخزن) اطلاعات پروژه، که در بخش بعدی بدان خواهیم پرداخت، به این نیازهای ضروری اشاره دارد و ابزار به ‏اشتراک‏ گذاشتن اطلاعات پروژه را برای مدیران سازمان فراهم می‏کند.

15.  بررسی و ارزیابی ابزارهای مدیریت اطلاعات

مدیریت اطلاعات را می‏توان به‏ عنوان مدیریت اطلاعات یک یا چند منبع مختلف تعریف کرد؛ این مدیریت به ‏نحوی است که امکان دسترسی بهینه افرادی را که در تهیه اطلاعات مشارکت داشته یا دارای حقوقی نسبت به آن هستند، فراهم می‏کند.

پیش از این مدیریت اطلاعات تا حد زیادی محدود به فایل ‏ها، نگهداری از آنها و تداوم چرخه حیات اسناد کاغذی و معدود رسانه ‏های دیگری نظیر عکس و نقشه بود.

با گسترش فن ‏آوری اطلاعات حرفه مدیریت اطلاعات با نگاه دیگری مورد توجه قرار گرفت.

مدیریت اطلاعات، دیگر یک شغل ساده نبود که هر کسی قادر به انجام آن باشد. از آنجا که اطلاعات به ‏شکل فزاینده ‏ای با استفاده از تجهیزات الکترونیکی مانند اسکنر ذخیره می‏شدند، آگاهی از فن ‏آوری و نظریه شکل ‏دهنده آن ضرورت می یافت.

برخی از شناخته شده ‏ترین ابزارهای مدیریت اطلاعات ، به دو گروه کلی نرم ‏افزاری تقسیم می‏شوند.

16.  پایگاه داده‏ های رابطه ‏ای

پایگاه داده ‏های رابطه‏ ای را می‏توان به‏ عنوان یک بانک اطلاعاتی معرفی کرد که ساختار آن بر اساس یک مدل رابطه ‏ای شکل گرفته است.

به‏ طور قطع، این عبارت به مجموعه ویژه‏ ای از داده ‏ها باز می‏گردد، اما معمولاً برای نرم ‏افزارهای به ‏کار رفته در مدیریت این مجموعه داده ها، استفاده می‏شود.

صحیح ‏تر آن است این نرم ‏افزارها را با عنوان سیستمِ مدیریتِ پایگاهِ داده ‏هایِ رابطه‏ ای بنامیم.

این سیستم ‏ها اجزای زیادی از یک مدل منطقی را با هم ترکیب می‏کنند اما معمولاً سیستم ‏های تجاری، راهِ حل مناسبی را در خور نیازهای کارفرما فراهم می‏کنند.

اگرچه این راه ‏حل ‏ها در موارد خاصی نظیر افزودن ظرفیت پذیرش داده ‏ها، مایل به جداشدن از مدل منطقی هستند، اما باید توجه داشت که این مسأله منجر به پیچیده ‏تر شدن ساختار پایگاه داده‏ ها خواهد شد.

17.  دلایل پیشنهاد رویکرد مخزن اطلاعات پروژه

رویکرد مخزن اطلاعات پروژه، بر مدیریت اطلاعات در سطح پروژه تاکید دارد. اطلاعات پروژه به ‏طور معمول به کارهایی که باید توسط گروه مستندنگاری انجام شوند، مربوط می‏شود (در قیاس با سیستم‏ های مدیریتی کلان که در مقیاس موسسات عمل می‏کنند) و داده‏ های این رویکرد دارای ویژگی‏ های زیر هستند:

  • اطلاعات محدود به اقدامات پروژه می‏شود؛
  • اطلاعات در مقیاسی قابل ‏کنترل و قابل مدیریت تهیه می‏شود؛
  • هماهنگ ‏سازی اطلاعات با یکدیگر به ‏راحتی صورت می‏گیرد؛
  • تهیه فهرست، گردآوری و بارگذاری اطلاعات امکان پذیر است؛
  • به‏ سادگی می‏توان اطلاعات را در میان اعضای گروه به اشتراک گذاشت (با استفاده از قالب‏های استاندارد PDF یا هایپرلینک).
به ‏علاوه، مزایای این رویکرد شامل موارد زیر است:
  • این سیستم، ابزاری مقرون به صرفه بوده و از ساختار مخزن باز استفاده می‏کند؛ از این رو به نرم‏ افزار خاصی نیاز نخواهد داشت.
  • همچنین لزومی بر تهیه سخت ‏افزاری خاص و متفاوت از یک سیستم کامپیوتری معمول که قادر به اتصال به اینترنت یا شبکه داخلی باشد، وجود ندارد؛ از سوی دیگر می‏توان آن را در هر زمان، توسط اعضای پروژه و بدون نیاز به تخصص در برنامه ‏نویسی پایگاه داده ‏ها مجدداً طراحی کرد؛
  • این ابزار به آموزش کمی نیاز داشته و با استفاده از نرم ‏افزارهای ساده، عمل می‏کند؛
  • این رویکرد کاملا منعطف بوده و می‏توان آن را بر اساس نیازهای پروژه تنظیم کرد؛
  • هر یک از مدیران پروژه یا اعضای گروه، در هر نقطه از جهان که به اینترنت یا شبکه داخلی دسترسی داشته باشند، می‏توانند آن را مورد استفاده قرار دهند؛
  • جهت کار با تجهیزات، نیازی به یک تحلیلگر ویژه سیستم ‏های مدیریت اطلاعات وجود ندارد؛
  • این سیستم‏ ها بر مبنای قالب‏های استاندارد جهانی نظیر HTML  و PDF عمل می‏کند که برای تهیه فهرست، ذخیره‏ سازی، ایجاد هایپرلینک و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، مورد استفاده هستند. این قالب‏ها از ماندگاری خوبی برخوردار بوده و در طول زمان بدون هیچگونه نگهداری و بروزرسانی، سازگاری خود را با سیستم‏ های جدید حفظ می ‏کنند.

در این رویکرد، هر یک از واحدهای مخزن اطلاعات پروژه تبدیل به یک واحد بزرگ اطلاعاتی با یک شناسه منحصربه ‏فرد شده و می‏توان آن را در سراسر جهان با استفاده از اینترنت جستجو کرده یا اطلاعاتی را از طریق آن به اشتراک گذارد. این قابلیت مهم ترین دلیل پیشنهاد این رویکرد محسوب می‏شود.

برای ساده ‏سازی کار، می‏توان درگاه ورودی مخزن اطلاعات پروژه را به حدی کاهش داد که تنها اطلاعات ضروری برای قابل تشخیص بودن پروژه به آن افزوده شود. این کار، ورودی اطلاعات جستجو را نیز به حداقل کاهش می‏دهد.

شایان ذکر است که به‏ منظور دسترسی به بخش پایگاه داده‏ های سیستم، داشتن کلمه عبور ضروری خواهد بود؛ معمولاً این رمز عبور تنها در اختیار مدیر پروژه، اعضای گروه و برخی از دست‏اندرکاران پروژه قرار می‏ گیرد. به‏ طور معمول، مدیر پروژه متولی اطلاعات تهیه یا ذخیره شده در یک مخزن اطلاعات خواهد بود.

18.  حفاظت از مستندات

بدیهی است که اگر نتایج کامل ‏ترین و دقیق ‏ترین مستند‏نگاری‏ ها تنها در اختیار خود مستندنگار بوده و دیگران قادر به استفاده از آن نباشند، ارزش چندانی نخواهد داشت. مشخص بودن بهره ‏برداران نتایج مستندنگاری و افرادی که از اسناد نگهداری می ‏کنند، مسأله ‏ای است که باید در بدو امر مورد توجه قرار گیرد. موکول کردن این موضوع به پس از انجام کار و تهیه مستندات، منجر به مشکلاتی چون مفقود شدن اسناد خواهد شد.

جهت ایمن ‏سازی شرایط نگهداری اسناد ، لازم است تا آنها را در یک آرشیو عمومی نگهداری کرد.

این کار علاوه بر تضمین مدیریت کارآمد، امکان بازیابی آنها را برای متخصصین بعدی تسهیل خواهد کرد.

19.  رویکرد پیشنهادی برای مستندنگاری نظام‏مند و مدیریت صحیح اطلاعات

نخستین کاری که برای مدیریت صحیح اطلاعات پروژه مستندنگاری صورت می‏گیرد، ایجاد فهرست ‏هایی است که از استانداردهای بین ‏المللی استفاده کرده و به‏ طور گسترده ‏ای قابل دسترسی باشند.

این فهرست ‏ها، اولین و اساسی ‏ترین شکل از مستندسازی به ‏شمار می‏روند که اسناد و مدارک را به ‏صورت فهرست در‏آورده و ویژگی‏ های اصلی آنها را شرح می‏دهند.

اطلاعات معمولاً به ‏وسیله مستندات متنی که حاوی جداول خالی و از پیش تعیین شده‏ ای (به‏ منظور تسهیل پرسش ‏ها) هستند، پردازش می‏شود.

نگهداری از فهرست‏‏های دیجیتال؛

امروزه فن ‏آوری‏ های کامپیوتری اطلاعات، امکان رقومی ‏سازی فهرست ‏های سنتی را با هدف تسهیل دسترسی به اطلاعات و افزایش امکان جستجو را فراهم ساخته است. به ‏علاوه، فهرست ‏های دیجیتالی که قادر به مدیریت مقادیر زیادی از داده ‏های متنی و عکسی هستند، افزایش دسته ‏بندی‏ های خاص را تسهیل کرده و می‏توان اطلاعات مفصلی را به آن افزود. با این‏ حال، این فهرست ‏های دیجیتال باید به‏ صورت دوره‏ ای بروزرسانی شده و در نتیجه، به تخصیص اعتبار برای بلند‏مدت نیاز خواهد داشت.

عدم فعالیت مراکز اسناد؛

مستندنگاریِ امروز، به‏ مثابه تهیه مستنداتی برای آینده به ‏شمار می‏رود. این جمله بر مفهوم مستندسازی، به‏ عنوان ذخیره اطلاعاتِ موجود و قابل دسترس برای اثر تاریخی تاکید می‏کند.

عدم ارتباط میان مراکز اسناد؛

به طور معمول در سازمان‏ های بزرگ، زیرمجموعه ‏ها مراکز اسناد یا واحدهای بایگانی را برای مدیریت اطلاعات و اسناد ایجاد می ‏کنند. گاه همین عمل در واحدهای کوچک‏تر یا در یک پروژه صورت می‏گیرد. در بیشتر موارد، تلاش چندانی برای ایجاد ارتباط میان این مراکز اطلاعاتی به ‏صورت الکترونیکی و یا اشکال دیگر آن صورت نمی‏گیرد.

حفاظت از اسناد برای زمان طولانی؛

حفاظت از اسناد الکترونیکی برای زمان طولانی امری نو پا بوده و کماکان به‏طور جدی مساله ‏ای است که در خصوص آن بحث می‏شود. در راستای پیشبرد و اجرای یک راه ‏حل منطقی، به‏ نظر می‏رسد که مسئولین بایگانی و مدیریت اسناد در‏خصوص حفظ اسناد و با توجه به افزایش حجم آن و پیچیده ‏تر شدن مسأله، ناتوان هستند. پیشگیری از خطرات احتمالی مفقود و منسوخ شدن اسناد کامپیوتری، تنها از طریق یک سیاست نگهداری فعال شامل تهیه نسخه پشتیبان به ‏صورت دوره‏ ای و انتقال داده‏ های دیجیتال به نرم ‏افزارها و سخت ‏افزارهای جدید میسر خواهد بود. به‏ منظور ایمن ‏سازی اطلاعات، تهیه اسناد به‏ صورت نسخه ‏های غیر‏دیجیتال (هارد کپی) و با استفاده از مواد با‏دوام و همچنین نگه‏ داشتن نسخه ‏هایی از همان اسناد در حداقل دو مکان جداگانه، توصیه می‏شود. بیشتر مراکز اسناد، توان مقابله با معضل حفاظت از حجم انبوه اسناد الکترونیکی را ندارند، با این‏حال امروزه فایل‏های دیجیتال تبدیل به قالبِ اصلیِ قابل ‏قبول در مستندسازی آثار تاریخی شده‏اند.

ایجاد ابزارهای موثر مدیریتی؛

ایجاد ابزاری موثر برای مدیریت اطلاعات، یکی از چالشی ‏ترین اقدامات در این حوزه به‏ شمار می‏رود که نیازهای آن به ‏طور قابل ‏توجهی از لحاظ گستره و پیچیدگی در هر پروژه و سازمان‏دهی آن متفاوت است. به‏ علاوه، فن ‏آوری ‏های کامپیوتری به‏ سرعت در حال تحول بوده و ابزارهای جدید مدیریت اطلاعات برای اکثر افراد قابل دسترسی است. در نتیجه، با توسعه دستورالعمل‏ های مدیریت اسناد و اطلاعات، این ابزارها می‏توانند به ‏شکلی واقع بینانه مورد توجه قرار گیرند، در حالی که تا چند سال پیش فن‏ آوری تنها در اختیار معدودی از کارشناسان قرار داشت. 

عدم آگاهی از مزایای اطلاعاتی که به ‏خوبی مدیریت شده ‏اند؛

معمولاً، دستیابی به اطلاعاتی که از وجود آنها مطمئن هستیم، اما به ‏واسطه عدم دسته ‏بندی و ذخیره ‏سازی صحیح به راحتی قابل بازیابی نیستند، موجب صرف انرژی و زمان زیاد می‏شود. در صورت ارزیابی مالی صحیح از این مسأله، هزینه ‏های تحمیلی آن کاملاً به ‏چشم خواهد آمد. به‏ طور قطع، درصورت عدم یافتن این اطلاعات و نیاز به تولید مجدد آنها، این هزینه ‏ها بسیار افزایش خواهند یافت. چنانچه این اطلاعات مربوط به اثری باشند که از بین رفته ‏است، امکان تولید مجدد اطلاعات دیگر وجود نخواهد داشت.

20.  نقش مرکزی مدیریت اطلاعات

این بخش به دنبال تشریح چارچوبی است که نیازهای افراد و نهادهای مرتبط با مدیریت اطلاعات سازمان را پاسخگو باشد.

به بیان دیگر، توسعه و اصلاح دستورالعمل مناسب برای مدیریت اطلاعات سازمان نیازمند مشارکت در جهان ارتباطات الکترونیکی رو به تکامل امروز و تحقیق در زمینه‏ هایی ورای موضوع سازمان خواهد بود.

این بخش بر اساس تجربیات پیشین بوده و باید به‏ عنوان مرحله ‏ای موقت، به‏ سوی تعریف اقداماتی در خصوص مدیریت اطلاعات قابل‏ دسترس برای عموم سوق داده شود.

در نهایت، جهت دستیابی به اطلاعات مرتبط با پروژه که از دیگر نقاط جهان به‏ دست می ‏آید، به ابرپیوندهای (هایپرلینک) شبکه جهانی به ‏عنوان ابزاری کلیدی پرداخته می‏شود.

در صفحات پیشین، به اهمیت مستندسازی و مطالعات وابسته به آن که برای دستیابی به اهداف مستندنگاری لازمند اشاره شد.

چگونگی ادغام مدیریت پروژه

همچنین در این بخش به‏ دنبال اطمینان از پاسخگویی مناسب به کلیه پرسش ‏های مهم در خصوص مستندنگاری، مستندسازی و مدیریت اطلاعات، خواهیم بود؛ مشخص ساختن مراحل کار جهت تعیین محل اطلاعات مورد نیاز و نحوه به اشتراک گذاشتن آن، از دیگر مباحثی است که در این بخش بررسی خواهد شد.

به ‏طور خلاصه، محاسن استفاده از ابزارهای مدیریت اطلاعات عبارتند از:

  • این ابزارها می‏توانند به‏ گونه‏ای طراحی شوند که پاسخگوی نیازهای هر پروژه ‏ای باشند؛
  • این ابزارها را می‏توان به ‏فراخور شرایط جدید تنظیم کرد؛
  • این ابزارها می‏توانند حجم زیادی از اطلاعات را ذخیره و مدیریت کنند؛
  • این سیستم‏ ها دارای قابلیت جستجوی اطلاعات هستند.

21.  امنیت اطلاعات

یک مسأله حیاتی، امنیت اطلاعات یا حفاظت از اطلاعات ذخیره شده برای زمانی طولانی است.

با ظهور عصر دیجیتال، این بحث بیشتر گسترش یافته و پیچیده ‏تر شده است.

جهت اطمینان از سازگار بودن داده ‏ها با برنامه‏ های کاربردی و سخت ‏افزارهایی که در طول زمان توسعه پیدا می‏کنند، لازم است تا این داده‏های دیجیتال به ‏طور مداوم بررسی، نگهداری و بروزرسانی شوند.

لازم به ‏ذکر است که برای ذخیره طولانی ‏مدت و امکان بازیابی واحدهای اطلاعاتی مستقل دیجیتال، لازم است تا آنها را به ‏طور مرتب رفع عیب و بروزرسانی کرد.

پایداری اسناد بایگانی، تنها از طریق استفاده از قالب‏های استاندارد غیر‏محدود و انتقال منظم داده ‏ها به قالب ‏های جدید و بروز‏رسانی شده ممکن می‏شود.

برای تبدیل این قالب‏ ها، باید نهایت دقت را مبذول داشت، زیرا که داده‏ های دیجیتال چنان چه بر اساس روال منظم بروز‏رسانی نشوند، قابل بازیابی نخواهند بود.

به همین خاطر است که در رویکرد مخزن اطلاعات پروژه برای ایجاد صفحات وب از زبان‏های جهانی نظیر HTML و XML و از قالب پی.دی.اف (PDF) استفاده می‏شود.

در حال حاضر، این قالب ‏ها بهترین تضمین را برای شرایط پایداری و سازگاری بلند‏مدت، بدون نگهداری فعال داده‏های دیجیتال پیشنهاد می‏دهند.

درک بهتر

به‏ منظور درک بهتر از اینکه چرا این قالب‏ ها انتخاب می‏شوند، باید توجه داشت که HTML متداول ‏ترین زبان کامپیوتر در شبکه جهانی محسوب می‏شود، همچنین XML  یک استاندارد توسعه یافته جدید است که به‏ تدریج جایگزین HTML می‏شود، زیرا از انعطاف و کاربردهای اضافی مهم تری برخوردار است.

هر دو قالب به‏ طور کامل انطباق پذیر بوده و توسط کلیه جستجوگرهای اینترنت قابل قرائت هستند. در هر دو قالب می‏توان یک واژه، مجموعه ‏ای از متون، گزارش‏ ها، عکس، ترسیمات، ویدئوهای تصویری، اصوات ضبط شده و غیره را به هر فایل دیگری بر روی شبکه جهانی هایپر‏لینک (ابرپیوند) کرد.

قالب PDF

قالب PDF، استانداردی بالفعل جهت انتشار و مبادله اسناد و فرم ‏های الکترونیکی در سراسر جهان (به‏ شکلی ایمن و قابل اعتماد) است که حدود بیست سال سابقه دارد.

PDF یک قالب جهانی برای فایل‏ های اسنادی دیجیتال به ‏شمار می‏رود که توسط شرکت آدوبی در سال 1993 تهیه شده است؛ این قالب، قلم نوشتاری سند (فونت)، عکس ‏ها، اسناد گرافیکی، و چیدمان سند مرجع را بدون در‏نظر داشتن نرم افزاری که برای تهیه سند اصلی مورد استفاده قرار گرفته است، حفظ می‏کند.

فایل‏ هایی که در این قالب هستند، فشرده و کامل بوده و توسط تمام افرادی است که نرم افزار اجرایی آن را به ‏صورت رایگان در سراسر جهان دریافت کرده ‏اند، قابل اشتراک، مشاهده و چاپ خواهد بود.

این قالب ‏های ایمن برای داده ‏ها، رایگان و انعطاف پذیر بوده و ابزاری موثر در به اشتراک گذاشتن اطلاعات به‏ شمار می‏رود؛ از این رو، استفاده از آنها منجر به این شده است که رویکرد مخزن اطلاعات پروژه، تبدیل به استانداردی پایدار و ساده برای استفاده شود.

 در واقع، این قالب ‏ها با تکامل شبکه اینترنت توسعه یافته و در نتیجه اطمینان لازم در خصوص پایداری بلند‏مدت و قابلیت مدیریت اطلاعات پروژه را فراهم می‏کند.

اقتباس از کتاب « اصول و روش‌هاى مستندسازى بناها و محوطه‌هاى تاریخى»

نویسندگان: پیروز حناچى، سعید محمودکلایه و محمد غلامنژاد


منابع

[1] – مراجعه شود به منشور صوفیه؛ ماده 4

[2] – Tablet PC؛ این وسیله که نوعی لپ‏تاپ سبک‏وزن (بدون صفحه کلید و ماوس) است، جایگزین دفترچه کاغذی و مداد برای ترسیم و یادداشت نویسی شده است.

[3] – از این تصاویر برای تهیه  نقشه‏های پایه استفاده می‏شود.

[4] – Hypertext Markup Language

[5] – Extensible Markup Language

[6] – Hyperlinks

[7] – مقصود از زمان مطلق، زمان تعیین شده پیش از مداخله یا پیش از تاریخ استفاده مطلوب برای داده‏های مستندنگاری بوده و عبارت زمان نسبی، به‏عنوان تابعی از منابع مالی و تعداد کارکنان موجود از لحاظ نفر‏-‏روز در نظر گرفته شده است.

[8] – رویکردی با هدف پوشش کامل یک محوطه از طریق جابه‏جایی دقیق و برنامه‏ریزی شده از نقطه‏ای به نقطه دیگر.

[9] – پایگاه داده، نرم‏افزاری است که قادر است داده‏ها را با سرعت زیادی ذخیره و بازیابی کند. مفهوم رابطه‏ای، به چگونگی ذخیره‏سازی و سازماندهی داده‏ها اشاره دارد. هرگاه درباره پایگاه داده‏ها صحبت می‏کنیم، منظور ما همان پایگاه داده رابطه ‏ای یا ( RDBMSمخففRelational DataBase Management System ) است. در یک پایگاه داده‏های رابطه‏ای، تمامی داده‏ها در جدول (Table) ذخیره می‏شوند. جداول دارای ردیف‏هایی هستند که این ردیف‏ها از نظر ساختاری با یکدیگر مشابه بوده (همانند صفحات گسترده اکسل) و روابطی میان جداول وجود دارد که باعث می‏شود به آنها جداول رابطه‏ای گفته شود.

[10] – باید توجه داشت که نرم‏افزارهای اجرایی هر ساله بروزرسانی می‏شوند و همواره این خطر وجود دارد که نسخه‏های بروزرسانی شده، از قالب (فرمت) فایل‏های قدیمی پشتیبانی نکند.

[11] – Hard Copies

[12] – Portable Document Format؛ استانداردی جهانی و قالب اصلی فایل‏های دیجیتال جهت کلیه اسناد کلیدی که به‏عنوان مرجعی در آینده در‏نظر گرفته می‏شوند.

سایر مطالب سایت سیمرغ:

اصلا سئو چیست ؟

دیجیتال مارکتینگ چیست؟

 

برچسب‌ها: بدون برچسب

یک دیدگاه بنویسید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای الزامی با * نشان گذاری شده اند